Mustaksi joutseneksi kutsutaan yllätyksellistä ilmiötä, uhkaa ja tapahtumaa, jota ei osata ennakoida eikä tunnistaa, koska sen olemassaoloon kukaan ei usko. Ensimmäinen INKA-projektin suunnitelmia radikaalisti muuttanut mustajoutsen oli kasvupalvelu-uudistuksen raukeaminen maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun lopettamisen myötä 8.3.2019. Uudistuksen myötä maakuntien liittojen tehtävät, pääosa ELY-keskusten tehtävistä sekä TE-palvelun tehtävät oli määrä siirtyä uusien maakuntien järjestämisvastuulle.
Uudistuksessa oli suunniteltu toteutettavaksi laaja kasvupalvelu-uudistus: TE-palvelut ja ELY-keskusten yrityspalvelut olisi yhdistetty kasvupalveluksi ja tuotantoa olisi avattu kilpailulle. Maakunnat olisivat vastanneet jatkossa myös aluekehittämisestä.
–Mustat joutsenet ja yllättävät ilmiöt löytävät aina pintaan ja tuovat tullessaan kaaoksen.
mukaillen Timo Järvensivu
Covid-19 viruksen levittyä maailmanlaajuiseksi pandemiaksi 11.3.2020 kohtasi myös INKA radikaaleja muutoksia, jotka vaikuttivat keskeisesti projektin toimintoihin, uudelleen organisointiin ja koko verkostoon monin tavoin.
Käytännössä projekti on joukko ihmisiä ja resursseja, jotka kootaan yhteen kehittämään ja toteuttamaan tavoitteellista projektisuunnitelmaa sovitun budjetin ja aikataulun puitteissa. Projektiryhmän jäsenet vastaavat yhdessä prosessin tehokkaasta ja vastuullisesta toteuttamisesta, toimivien verkostosuhteiden rakentamisesta, vuorovaikutussuhteiden ylläpitämisestä ja omista erityisalueensa tehtävistä.
Kun keskeinen avainhenkilö jättää yllättäen projektin, on tapahtumalla monia heijastevaikutuksia projektissa ja koko sidosryhmäverkostossa. Näin kävi myös INKAssa. Projekti toimi viimeiset puolitoista vuotta kahden henkilön voimin suunnitellun kolmen sijaan. Kun samanaikaisesti prosessin etenemistä vaikeutti myös pandemian nostattama vastatuuli, korostui INKAssa tiimivoiman ja verkostoon rakentuneen positiivisen nosteen merkitys.
Projektitoiminnan turvallisuuden ja luotettavuuden pohjana on uhkien tunnistaminen ja näihin liittyvien riskien hallinta. Maailmaa, ihmisiä ja INKAa järisyttäneet tapahtumat ravistelivat verkostoa, pakottivat ihmiset etätöihin, etsimään nopeasti uusia ratkaisuja ja testaamaan resilienssiä. Korona vauhditti useita teknologisia muutoksia Suomessa ja maailmalla. Uusiksi haasteiksi nousivat kiihtyneellä aikataululla digipalveluiden haltuunotto ja niihin liittyvät vuorovaikutus- ja osaamiskäytännöt.
INKA-projektissa toimintaympäristö muuttui radikaalisti. Kaikki ennen lähitapaamisina toteutetut tilaisuudet ja tapahtumat piti miettiä ja järjestää kokonaan uudella tavalla. Teams-etäyhteys tarjosi hyvän verkkoalustan erilaisten tilaisuuksien järjestämiselle. Positiivista oli, että esimerkiksi Seminaarisarjan toteutus keräsi enemmän osallistujia verkossa kuin ehkä perinteisenä lähitapaamisena järjestettynä. Osallistujia oli ympäri Satakuntaa ja Suomea. Kustannussäästöä kertyi, kun osallistujien matka-aika ja -kustannukset eivät kuormittaneet kenenkään resursseja.
Korona tarjosi oivan mahdollisuuden pohtia verkostojen ja verkostotapahtumien merkitystä tilanteessa, jossa kasvokkain kohtaaminen lähitilaisuuksissa ei ollut mahdollista. Ennen pandemiaa verkostojen vahvistuminen ja vuorovaikutteisuus toteutui pääasiassa perinteisten kohtaamistilaisuuksien kautta. Tilojen varaus, tilaisuuksien toimintaympäristön järjestelyt, ryhmätyöskentelyt ja työpajat vaativat tarkkaa ennakkosuunnittelua, resursointia, aikatauluttamista ja käytännön järjestelyitä.
Koronan aikana etäyhteyksin järjestetyt tilaisuudet ja seminaarit työpajoineen ovat tuoneet uusia mahdollisuuksia perinteisiin toimintatapoihin. Vaikka eroon on päästy fläppitauluista, tusseista ja muistilapuista, on verkkotilaisuuksien suunnittelu nostanut esiin uudenlaisia haasteita tilaisuuksien etukäteissuunnittelun, innostavan fasilitoinnin ja tekniikan varmistamisen suhteen.